Panduan Pengguna SRFMS

Sistem Rekod Fail & Surat Masuk

Markas Angkatan Tugas Bersama 2

Aliran Kerja Kerani Bertugas Kerani Pendaftar Super Admin Tips & Petua FAQ

Aliran Kerja Surat Masuk

1. Terima Surat

Kerani Bertugas

BARU
2. Semak

Kerani Pendaftar

DISEMAK
3. Daftar ke Fail

Kerani Pendaftar

DIDAFTAR
4. Selesai

Kerani Pendaftar

SELESAI

Kerani Bertugas

Tugas: Menerima dan merekod surat masuk

Akses & Kebenaran
Lihat Dashboard Rekod Surat Baru Lihat Senarai Surat Edit Surat Sendiri (Status BARU) Muat Naik Lampiran
Langkah Merekod Surat Masuk

  • Buka pelayar web dan layari sr-fms.site
  • Masukkan emel dan kata laluan anda
  • Klik butang Log Masuk

  • Di menu sebelah kiri, klik Borang Surat
  • Borang rekod surat masuk akan dipaparkan

Isi semua maklumat yang diperlukan:

Tarikh Terima Tarikh surat diterima (auto-isi hari ini)
Tarikh Surat Tarikh pada surat tersebut
No. Rujukan Nombor rujukan surat pengirim
Pengirim Nama pengirim/agensi (WAJIB)
Peringkat Biasa/Terhad/Sulit/Rahsia/Rahsia Besar
Perkara Tajuk/perkara surat (WAJIB)
Catatan Nota tambahan jika ada
Lampiran Muat naik salinan surat (PDF/JPG)

  • Semak semula maklumat yang diisi
  • Klik butang Simpan
  • Surat akan disimpan dengan status BARU
  • Bil surat akan dijana secara automatik
Surat yang baru direkod perlu disemak oleh Kerani Pendaftar sebelum didaftarkan ke fail.

Kerani Pendaftar

Tugas: Menyemak, mendaftar, dan menguruskan surat

Akses & Kebenaran
Semua Akses Kerani Bertugas Semakan Surat Pendaftaran ke Fail Lihat Senarai No. Fail Pengurusan Pengguna Lulus/Tolak Pendaftaran Akaun
Langkah Menyemak dan Mendaftar Surat

  • Di menu sebelah kiri, klik Semakan & Pendaftaran
  • Senarai surat yang perlu disemak akan dipaparkan
  • Surat dengan status BARU perlu disemak

  • Klik pada surat untuk melihat butiran penuh
  • Semak kesahihan maklumat yang diisi
  • Jika betul, klik butang Semak
  • Status akan berubah kepada DISEMAK

  • Untuk surat dengan status DISEMAK
  • Pilih nombor fail yang berkaitan dari dropdown
  • Nombor folio akan dijana automatik
  • Klik butang Daftar
  • Status akan berubah kepada DIDAFTAR
Pastikan nombor fail yang dipilih adalah betul kerana ini akan menentukan tempat surat disimpan.

  • Setelah surat telah didaftarkan dan diproses
  • Klik butang Selesai untuk menandakan surat telah siap
  • Status akan berubah kepada SELESAI

Kerani Pendaftar juga boleh:

  • Melihat senarai pengguna sistem
  • Meluluskan atau menolak pendaftaran akaun baru
  • Memadam akaun Kerani Bertugas (bukan Super Admin)
Terhad: Tidak boleh menukar peranan pengguna atau memadam Super Admin.

Super Admin

Tugas: Pengurusan penuh sistem dan pengguna

Akses & Kebenaran
Semua Akses Sistem Pengurusan Pengguna Penuh Tukar Peranan Pengguna Padam Sebarang Pengguna Akses Security Dashboard Lihat Log Aktiviti Edit Semua Surat
Fungsi Utama Super Admin

  • Pergi ke menu Pengguna di sidebar
  • Lihat senarai semua pengguna berdaftar
  • Luluskan atau tolak pendaftaran akaun baru
  • Klik dropdown Tukar Peranan untuk menukar peranan pengguna
  • Klik butang Padam untuk memadam pengguna
Anda tidak boleh memadam akaun anda sendiri.

  • Pergi ke menu Security di sidebar
  • Lihat statistik keselamatan sistem
  • Pantau percubaan log masuk yang gagal
  • Lihat log aktiviti pengguna
  • Export laporan keselamatan

  • Pergi ke menu No. Fail di sidebar
  • Lihat senarai semua kategori dan nombor fail
  • Nombor fail diuruskan mengikut kategori dan subkategori

Tips & Petua

Cara Carian Berkesan
  • Gunakan kotak carian di halaman Senarai Surat Masuk
  • Taip kod fail (contoh: MK ATB) untuk mencari fail
  • Gunakan sebahagian nama untuk hasil lebih luas
  • Pilih nombor fail dari dropdown untuk lihat surat
Muat Turun Lampiran
  • Buka butiran surat dengan klik butang Lihat
  • Scroll ke bahagian Lampiran
  • Klik nama fail atau butang muat turun
  • Fail akan dimuat turun ke komputer anda
Keselamatan Akaun
  • Jangan kongsi kata laluan dengan sesiapa
  • Log keluar selepas selesai menggunakan sistem
  • Gunakan kata laluan yang kuat (huruf + nombor + simbol)
  • Laporkan aktiviti mencurigakan kepada Super Admin
Perkara Perlu Dielakkan
  • Jangan tinggalkan komputer semasa masih log masuk
  • Jangan edit surat yang bukan milik anda (kecuali Super Admin)
  • Jangan muat naik fail melebihi 20MB
  • Jangan daftar surat ke fail yang salah

Soalan Lazim (FAQ)

Klik butang Daftar Akaun Baru pada halaman log masuk. Isi maklumat yang diperlukan dan tunggu kelulusan daripada Super Admin atau Kerani Pendaftar.

Kerani Bertugas: Fokus kepada menerima dan merekod surat masuk.
Kerani Pendaftar: Menyemak surat, mendaftarkan ke fail, dan menguruskan pengguna.

Format yang disokong: PDF, DOC, DOCX, JPG, JPEG, PNG. Saiz maksimum: 20MB.

Pergi ke Senarai Surat Masuk, kemudian gunakan kotak carian di bahagian atas untuk mencari nombor fail. Anda boleh mencari mengikut kod fail atau nama fail.

Hubungi Super Admin atau pegawai IT yang bertanggungjawab untuk bantuan teknikal.

SRFMS - Sistem Rekod Fail & Surat Masuk

Markas Angkatan Tugas Bersama 2

© 2026 Semua Hak Terpelihara